Barn och elever med skyddade personuppgifter – så gör Helsingborg stad!

Digitaliseringens snabba framfart har fört med sig en del utmaningar för skolorna och förskolorna i Helsingborgs stad. Den digitala framväxten försvårar nämligen för barn och elever med skyddade personuppgifter att få tillgång till information och material på samma sätt som sina kamrater. Digitaliseringen orsakar ett digitalt utanförskap för de som lever under skydd. Charlotte Anderberg har arbetat hårt för att ändra på den saken. 

Inloggningsuppgifterna skiljde sig mellan systemen – exempelvis kunde en elev ha ett namn i Unikum och ett annat i Skola24 – och lärare hade svårt att få bedömningar att hänga ihop med elevens frånvaro eftersom namnen inte stämde överens i systemen. Elever saknade en egen identitet i skolan och vårdnadshavare hade svårt att få tillgång till dokumentation om sitt barn digitalt.

Hur fungerar skyddet från Skatteverket i praktiken?

– Vårt elevregister Procapita är navet till allt. Personuppgifterna som registreras i Procapita föder andra system med information och påverkar system som exempelvis Unikum, Skola24 och Tempus. Har man någon form av skyddad personuppgift får man en sekretessmarkering av Skatteverket som gör att personuppgifterna i Procapita inte läses vidare till andra system av säkerhetsskäl. Det resulterar i att barn och elever med skyddade personuppgifter inte får tillgång till skolan och förskolans digitala system.   

Berätta om när du initierade projektet för att underlätta för barn och elever med skyddade personuppgifter.

– Vi var i behov av en enhetlig lösning som fungerade för alla våra system och en sådan fanns inte på plats. Jag fick otroligt många frågor från skolor och förskolor som jag inte hade några svar på. En dag ropade jag ut min frustration över situationen och en verksamhetschef som var på plats den dagen uppmärksammade att vi behövde ta fram nya rutiner. Eftersom jag initierat projektet fick jag mandat att starta en projektgrupp. Gruppen bestod av mig, en systemförvaltare för Procapita, en personuppgiftsansvarig, en ansvarig tjänsteman och en stadsjurist. 

Hur såg arbetsprocessen ut?

– Innan stadsjuristen kopplades in gjorde vi en kartläggning över processen för barn och elever som inte har skyddade personuppgifter – från inskrivning till vilka system de får inloggningsuppgifter till. I nästa steg tittade vi på processen för barn och elever med skyddade personuppgifter. Jämförelsen gav oss en tydlig bild var i processen barn och elever med skydd inte kommer vidare. Enligt Skatteverket väljer mottagande myndighet lämpligt sätt att hantera skyddade personuppgifter i sina system och vår stadsjurist godkände att vi utgick från Skatteverkets vägledning.  

I nästa steg tog vi fram tre olika nivåer för skydd av personuppgifter: 

• Nivå 1 Barnet eller eleven har skyddad adress. Adressen tas bort i systemet. Namn och personnummer är inte skyddat.  
• Nivå 2 Barnet eller eleven har skyddat namn. Adress och namn tas bort i systemet och ersätts med ett fiktivt namn. Personnummer är inte skyddat. 
• Nivå 3 Barnet eller eleven har skyddat namn och personnummer. Inga riktiga uppgifter syns i system – endast fiktiva. 

När vi hade nivåerna på plats tog vi fram nya rutiner. Rektor eller annan delegerad person, oftast läraren, bokar in ett möte med vårdnadshavare och tar reda på vilka personuppgifter som behöver skyddas. I nivå 1 tas adressen bort i Procapita och resterande personuppgifter flyttas över. I nivå 2 bestäms ett fiktivt namn i samråd med vårdnadshavare eller myndig elev som sedan används i samtliga system. I nivå 3 får barnet eller eleven ett fiktivt namn och tillfälligt personnummer. Vi har tagit fram en alternativ inloggningslösning i Unikum för de med tillfälligt personnummer. Det finns manualer och listor för lärare/rektor som beskriver processen och vilka åtgärder de ska ta efter att de har fastställt nivån. När allt är fixat ringer läraren/rektorn till avdelningen som ansvarar för Procapita där de får svara på några kontrollfrågor för att säkerställa skyddet. När det är gjort tas sekretessmarkeringen bort och dagen efter flödar allt i systemen. 

Hur informerades personalen om de nya rutinerna?

– Vi tog fram checklistor och manualer för de nya rutinerna och skickade ut information via mejl och intranätet. Vi besökte verksamhetsområdenas rektorer och informerade på plats. Vi bokade in möten med Kontaktcenter i Helsingborg, och informerade skolassistenter och andra berörda. 

Vad är största nyttan med de nya rutinerna?

– De nya rutinerna är lite mer tidskrävande än de gamla, men så fort processen är genomförd sparas otroligt mycket tid  – exempelvis behöver inte processen upprepas vid övergångar. Lärare och pedagoger är mindre oroliga för att göra fel när det finns tydliga rutiner på plats. Vårdnadshavare uppskattar att de kan följa sitt barns lärande precis som vilken vårdnadshavare som helst. Barn och elever känner sig trygga och får en egen identitet och en känsla av sammanhang i skolan och förskolan. 

Vilka har varit de största utmaningarna?

– Att ändra en rutin är alltid en stor process. Det tog två år att få allt på plats där vi under processens gång utgick från olika scenarion för att säkerställa att rutinerna verkligen höll och att skyddet var tillräckligt starkt. Vi behövde stämma av de nya rutinerna med systemförvaltare utanför vår grupp för att lösningen skulle fungera smidigt i samtliga system. Eftersom vi hade en lösning på plats sen tidigare kunde vi inte flytta över alla barn och elever med skyddade personuppgifter i ett svep. De barn och elever med den gamla lösningen fördes över manuellt för att inte förlora dokumentation från exempelvis Unikum. 

Har du några tips till andra som brottas med liknande problem?

– Sätt barnet, eleven och familjen i fokus. De som lever med skydd är ofta stressade på grund av sin livssituation och att underlätta vardagen för dem i förskolan och skolan kan göra stor skillnad. Ett tips är att kartlägga er nuvarande situation och fundera på vad ni behöver förändra och vad ni vill uppnå för att alla barn och elever ska få rätt förutsättningar att lyckas. Jag vill också understryka att en enhetlig lösning som går att applicera på alla system är otroligt viktig – olika lösningar för olika system är rörigt och fungerar inte i längden.  

• Charlotte Anderberg föreläste om kommunens arbete på Unikums årliga kundträff. Här kan du läsa en summering av föreläsningen och se den igen.
• Läs mer om Unikum för hela kommunen.