Trygga övergångar och fina arkiv

Arkivet bygger på grundprinciperna om Privacy by Design, och gör det möjligt att ha trygga övergångar och en röd tråd för barn och elever, utan att dokumentation kopieras och skickas runt med t.ex. epost i strid med GDPR.

Målen med det nya är bland annat:

• Bättre övergångar för fler barn och elever – genom rätt dokumentation i tid till mottagande lärare.
• Säker tillgång till dokumentation vid övergångar.
• Enklare att kunna söka och hitta i arkivet – för lärare, på enhetsnivå, och för huvudman.
• Utökad kontroll på digital överlämning av dokumentation till eller från andra huvudmän.

Just nu är vi i en intensiv utvecklingsfas. Under våren kommer testning komma igång tillsammans med intresserade kommuner. Vi hoppas att dessa funktioner kommer börja användas hos de av er kommuner som är intresserade efter sommarlovet.

Här kommer en liten uppdatering av vad som är på gång. Utseendet och funktioner kommer ändras allteftersom vi får feedback från användare och kunder, men detta ger en idé om vart vi är på väg. Vi återkommer med mer info allt eftersom.

Utökad kontroll på övergångar till och från förvaltningen

Kommunen kan ställa in om övergång ska kunna ske till och från andra kommuner, eller ej. Regler för detta kan variera mellan skolformer i en och samma kommun, och det är en av de saker vi vill hantera.

Ett nytt, fint arkiv

Vi gör ett nytt fint arkiv som samlar dokumentation för barn och elever, och som kan användas av personal på alla nivåer – från skola till förvaltning och kommun. Vi gör samtidigt det “vanliga Unikum” tydligare och enklare genom att flyttar bort arkivdokumentation därifrån, eftersom många av er har tyckt att det varit svårt att förstå när man ser arkivinfo i det vanliga gränssnittet.

Detaljerade inställningar för övergångar för varje elev

För kommuner som vill kunna styra övergångar mer precist – och t.ex kvittering med mottagande lärare när det behövs – bygger också funktioner för detaljerade inställningar kring övergång för varje barn och elev. Detta är en del av Unikum Arkiv Flex – Övergångar.

Frågor och svar

När kommer vi kunna använda de nya delarna av Unikum Arkiv?

Vi hoppas att de första kommunerna är igång efter sommarlovet. Efterhand kommer fler kunna komma igång under läsåret.

Vi vill vara med och testa och prova nya arkivet – hur gör vi då?

Vi letar efter kommuner som vill vara med och testa och ge feedback på det nya. Är det nya tillräckligt lätt att förstå och använda? Om ni är intresserade av att vara med, kontakta er kundansvariga på Unikum, så hittar vi lämpligt tid, fas och form för er medverkan.

Har nya arkivet kapacitet att hantera dokumentation som vi tidigare lagt i globala molntjänster?

Att skapa, dela och lagra i globala molntjänster är smidigt och vanligt. Om ni kommer fram till att ni av olika skäl behöver ändra detta, och lägga över en del av det som tidigare lagrats där till Unikum, så går det bra. En del kommuner lägger nu ny dokumentation i Unikum i samband med att de närmare granskat Schrems II och dess konsekvenser. Många av er använder redan tjänsten Kapacitet Säker Dokumentation, och vi har utökat den för att vara beredda på de nya behoven för fler kommuner. Ta kontakt med er kundansvariga på Unikum för att aktivera rätt nivå av Kapacitet Säker Dokumentation för er i det nya läget.

Hur får vi tillgång till de nya Arkiv-delarna?

De kommunövergripande inställningarna kommer alla att få del av automatiskt – de ingår i Unikum Arkiv Bas som alla har. Det nya fina separata arkivet är tillgängligt för de flesta. Det är en del av Unikum Arkiv Start, som ni som har lagt in dokumenthanteringsplan och gör mer omfattande arkivering i Unikum vanligtvis har (kolla med er kundansvariga). De mer specialiserade funktionerna för övergångar är en del av Unikum Arkiv Flex – Övergångar, som ni kan aktivera. Prata med er kundansvariga för att stämma av här.

Hur bekostas hantering, utveckling och underhåll av era arkiv och funktionerna för röd tråd?

Principen är enkel – de kunder som använder funktioner och kapacitet är med och betalar för det de använder, medan de som inte behöver funktioner eller kapacitet inte ska behöva vara med och betala. Alla har alltid tillgång till grunden i Unikum Arkiv Bas. De flesta av er arbetar också mer med arkivet och har Unikum Arkiv Start, och får mer funktioner, och är med och betalar för det ni använder. Några av er är med och formar mer avancerade verktyg t.ex Unikum Arkiv Flex – Övergångar, som kräver ett separat abonnemang.

Vad ingår i Bas, Start och Flex?

Unikum Arkiv Bas: De grundläggande funktioner som alla huvudmän behöver ingår i grundabonnemang som Unikum Förskola eller Unikum Gymnasium, och Arkiv Bas som ingår här. Det handlar om att kunna arkivera hela läsåret efter det att dokumentation skapats, att märka upp dokumentation och förbereda för gallring, att hantera regler för vem som får se vad i ett arkiv, och nu även att för hela huvudmannen kunna ställa in om skolorna ska kunna ta emot eller lämna ifrån sig dokumentation mellan huvudmän, skolformer mm. Även hantering då medgivande från vårdnadshavare krävs finns här.

Unikum Arkiv Start: Många av er vill ha årlig gallringsservice, arkivera under längre tid, lägga in dokumenthanteringsprofiler som förberedelse för gallring, ha mer avancerade funktioner för att söka och använda arkivet på alla nivåer – från lärare och rektor, till elevhälsan och arkivarien på central nivå. Detta innebär att man använder plattformstjänster för arkivering av alla de olika dokumentdelarnar, och det är också här det nya fina separata arkivet för personal kommer in. De flesta av er har abonnemang just på Arkiv Start som innehåller allt detta.

Unikum Arkiv Flex: Några av er vill också ha mer avancerade verktyg för hantering av arkiverad dokumentation. Det kan röra sig om t.ex. de mer avancerade funktionerna för övergångar mellan skolor och huvudman, anslutningar till andra system, som journalystem eller långtidsarkiv mm. Alla har inte behov av detta, och därför tecknar de som behöver specifika abonnemang för detta. De nya avancerade övergångsfunktionerna i Unikum Arkiv Flex – Övergång är exempel då detta.