Premiär: Unikum Arkiv – för trygga övergångar

Målet med det nya arkivet är att ge barn och elever en röd tråd i sitt lärande i samband med övergångar mellan pedagoger, enheter, skolformer och huvudmän i linje med Skollagen och Skolverkets stödmaterial. Samtidigt vill vi hantera integritet och arkivering i linje med GDPR, sekretesslagstiftning och arkivlag. Rektorer och lärare kommer spara massor med tid och få en säkrare övergång när man slipper spara filer, skriva ut eller maila övergångsdokumentation till kommuner som också har Unikum. Tack för inspel och hjälp från alla ni användare och kunder som medverkat!

För huvudman / kommun

Tydlig kontroll vid övergångar

Olika kommuner/huvudmän har olika regler för hur övergång av dokumentation får ske mellan enheter, skolformer och huvudmän. Därför har vi byggt funktioner där varje huvudman kan ställa in sina egna regler så att övergång hanteras rätt med automatik mellan huvudmän som har Unikum.
Exempel på vad ni som huvudman kan styra är:

• Tillåta övergång av dokumentation till nästa skolform.
• Tillåta övergång av dokumentation till annan huvudman.
• Medgivande från vårdnadshavare vid övergång från förskolan.
• Samla in medgivande från vårdnadshavare för övergång av Stödinsats-dokumentation.

Redan från början finns standardinställningar inlagda. Dessa kan ni ändra på för er organisation. Er kontakt på Unikum hjälper er med inställningarna om det behövs.

Medgivanden från vårdnadshavare

För överlämning av dokumentation med sekretess kan medgivande krävas från vårdnadshavare. Detta medgivande från vårdnadshavare hanteras digitalt i Unikum, och medgivanden kan både ges och återtas när som helst. Inför varje läsårsstart blir vårdnadshavare påminda om sina val, och kan uppdatera valen.

Varje huvudman kan också lägga in en länk till en sida på huvudmannens webbplats där huvudmannen mer i detalj kan beskriva hur övergångar går till. Den länken syns för vårdnadshavare på den plats där vårdnadshavares inställningar för medgivande för ett barn/en elev görs.

Ett nytt arkiv för personal – som ni behöver aktivera

Vi har också byggt ett fint arkiv för personal, som vi beskriver mer nedan.  I detta arkiv kan personal i en enhet få tillgång till utvald övergångsdokumentation som skapats i andra enheter. Eftersom arkivet innehåller personuppgifter behöver vi en bekräftelse på att arkivet Unikum Arkiv Start ska aktiveras för er personal. Det nya arkivet i Unikum Arkiv Start innebär dock ingen ny abonnemangskostnad.

Det finns ett digitalt formulär för att bekräfta aktiveringen.

Checklista för er som huvudman

Börja med att i lugn och ro läsa igenom informationen här i inlägget. Därefter kan ni använda denna checklista:

• Kontakta er kontaktperson på Unikum och få svar på era frågor om det nya arkivet.
• Se om de vanliga inställningar för övergångar passar för er som huvudman – eller om ni vill ändra något. Stäm av med er Unikum-kontakt.
• Har ni information om övergångar till vårdnadshavare från på er hemsida? Behöver ni det nu, eller blir det senare? Lägg in länk till vårdnadshavarinformation om ni har en informationssida för VH.
• Bekräfta aktivering av det nya arkivet i Unikum Arkiv Start. Det finns ett digitalt formulär för bekräftelsen.
• Informera er personal om det nya arkivet, t.ex genom att skicka ut länk till detta blogginlägg.

För personal – när ni aktiverat Unikum Arkiv Start

Ett nytt, fint arkiv

I det nya fina arkivet samlas dokumentation för barn och elever. Arkivet kan användas av personal på alla nivåer  – pedagoger, lärare, rektorer, elevhälsan och centralt på förvaltningen. I arkivet samlas såväl dokumentation från tidigare enheter, som dokumentation från nuvarande enhet. Om det nya arkivet:

• Nås alltid direkt från nya snabblisten till höger i gränssnittet.
• Har en fin översiktssida för varje barn/elev.
• Har tydliga sökfunktioner.

Det nya arkivet aktiveras centralt för er organisation eller kommun.

Visning i nya arkivet styrs av övergångsregler

I det nya arkivet ser man dokumentation från andra enheter, men också från den egna enheten. Som personal ser du endast dokumentation för barn/elever du har behörighet för.

Vilken dokumentation som visas styrs av övergångsreglerna som ställts in för den organisation som dokumentationen skapades i, och mottagningsregler i den egna organisationen, medgivanden från vårdnadshavare, och grundregler för övergång per dokumenttyp.

Tydligare i “vanliga Unikum” – bara se det som skapats i nuvarande enhet

Vi passar nu på att göra det “vanliga Unikum” tydligare och enklare genom att flyttar bort arkivdokumentation därifrån. Det blir därmed en tydligare separation mellan det som skapats i din enhet, och det som skapats i andra enheter. Detta är efterlängtat eftersom många av er har tyckt att det varit svårt att förstå när man ser arkivinfo från andra enheter i det vanliga gränssnittet. Tidigare bedömningar och underlag som skapats i andra enheter kan man istället se i det nya arkivet.

Frågor och svar

Hur – och när  – får vi tillgång till de nya Arkiv-delarna?

Funktioner för att ställa in övergångsregler för huvudman planeras att bli tillgängliga för alla organisationer den 1 september 2021.

Då kommer varje organisation också kunna aktivera det nya fina arkivet för personal  – som finns i Unikum Arkiv Start.

Det nya arkivet behöver aktiveras för varje organisation. Vi behöver bekräftelse på aktivering av arkivet från varje huvudman eftersom det är en ny funktion som innehåller personuppgifter. Det finns ett digitalt formulär för att bekräfta aktivering av Unikum Arkiv Start och det nya arkivet.

Vad kostar det nya arkiv-funktionerna?

De nya funktionerna i Unikum Arkiv Start innebär ingen ytterligare årlig abonnemangskostnad. Ingen utökad årlig abonnemangskostnad för de nya funktionerna för övergångsregler för huvudmän, och och ingen utökad abonnemangskostnad för det nya arkivet för personal i Unikum Arkiv Start.

Hur bekostas hantering, utveckling och underhåll av arkivfunktioner och kapacitet?

Grundfunktioner för att kategorisera och märka upp dokumentation, och göra den tillgänglig under ett läsår ingår i de ordinarie abonnemangen för Unikum. För dessa arkivfunktioner kommer ingen årlig abonnemangskostnad.

Även de nya funktionerna för inställning av övergångsregler för huvudmän, för det nya arkivet för personal i Unikum Arkiv Start ingår och innebär ingen årlig abonnemangskostnad.

För utökade funktioner – där olika kunder har olika behov – så behöver vi ta betalt. Principen är enkel  – de kunder som använder utökade funktioner och behöver mer kapacitet är med och betalar för det de använder, medan de som inte behöver utökade funktioner eller kapacitet inte ska behöva vara med och betala. Kapacitet för att hantera GDPR-säker arkivering från det andra läsåret, och för kapacitet för av stora dokumentationsvolymer hanteras av våra plattformstjänster. Dessa plattformstjänster faktureras vanligtvis termins- eller årsvis, beroende på hur stora volymer som hanteras. Du kan läsa mer om olika typer av plattformstjänster här.  För mer avancerade verktyg, t.ex Unikum Arkiv Flex  – Övergångar, så krävs separata abonnemang som kan innebära en separat årlig abonnemangskostnad. Vår princip är dock att ni som inte använder dessa avancerade funktioner inte ska behöva betala för utveckling och underhåll av dem.

Har nya arkivet kapacitet att hantera dokumentation som vi tidigare lagt i globala molntjänster?

Att skapa, dela och lagra i globala molntjänster är smidigt och vanligt. Om ni kommer fram till att ni av olika skäl behöver ändra detta, och lägga över en del av det som tidigare lagrats där till Unikum, så går det bra. En del kommuner lägger nu ny dokumentation i Unikum i samband med att de närmare granskat Schrems II och dess konsekvenser. Många av er använder redan tjänsten Kapacitet Säker Dokumentation, och vi har utökat den för att vara beredda på de nya behoven för fler kommuner. Ta kontakt med er kundansvariga på Unikum för att aktivera rätt nivå av Kapacitet Säker Dokumentation för er i det nya läget.